A assinatura eletrônica é uma solução prática e segura para quem precisa autenticar documentos sem se deslocar. Com a digitalização dos processos, cada vez mais empresas e pessoas adotam essa alternativa para contratos, termos de responsabilidade e outros documentos oficiais. Neste artigo, abordaremos como usar a assinatura eletrônica de maneira prática e os principais passos para garantir sua segurança.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é um método digital que permite a autenticação de documentos, confirmando a identidade de quem os assinou. Esse tipo de assinatura tem validade legal e pode ser feito com diferentes níveis de segurança, variando desde uma simples senha até um certificado digital emitido por autoridades certificadoras. Seu principal benefício é permitir que o assinante aprove, concorde ou valide um documento sem a necessidade de uma assinatura física.
Quais documentos podem ser assinados com assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é válida em muitos documentos, como contratos de prestação de serviços, acordos empresariais, termos de confidencialidade e até contratos de trabalho. Embora seja aceita em várias situações, é importante verificar a regulamentação local para casos específicos, como assinaturas em transações que exigem um alto nível de segurança.
Como funciona a assinatura eletrônica?
Usar a assinatura eletrônica é bastante simples e envolve algumas etapas essenciais:
Envio do documento
O documento é enviado em formato digital (como PDF) para a pessoa que precisa assiná-lo. Muitas plataformas de assinatura eletrônica oferecem uma interface onde o documento pode ser carregado e enviado de forma segura.
Identificação e autenticação do usuário
Para garantir que a assinatura seja feita pela pessoa certa, as plataformas de assinatura eletrônica pedem uma forma de autenticação. Isso pode incluir senhas, códigos enviados por SMS, biometria, ou o uso de um certificado digital.
Aplicação da assinatura
Após a autenticação, o usuário pode visualizar o documento e adicionar sua assinatura. Dependendo da plataforma, a assinatura pode ser feita desenhando com o dedo ou mouse, usando uma imagem pré-existente ou aplicando um certificado digital.
Confirmação e registro
Após assinar, o documento é automaticamente atualizado com a assinatura eletrônica e a data de autenticação. Em muitas plataformas, o documento assinado fica disponível para download e compartilhamento com todas as partes envolvidas.
Ferramentas para assinatura eletrônica
Existem diversas ferramentas e plataformas disponíveis para realizar assinaturas eletrônicas de forma rápida e segura. Algumas das mais conhecidas incluem DocuSign, Adobe Sign e SignNow. Cada uma oferece diferentes funcionalidades, como integração com outros aplicativos e níveis variados de autenticação, permitindo que os usuários escolham a opção mais adequada para suas necessidades.
Para documentos mais simples, algumas plataformas até oferecem assinaturas eletrônicas básicas e gratuitas. Já para documentos que exigem maior segurança, é possível optar por versões pagas que incluem recursos adicionais, como a autenticação multifatorial e o certificado digital.
Dicas para usar a assinatura eletrônica com segurança
Apesar da praticidade, é importante garantir que a assinatura eletrônica seja usada com segurança. Confira algumas dicas para isso:
Escolha plataformas confiáveis
Utilize apenas plataformas de assinatura eletrônica com boa reputação e que ofereçam métodos seguros de autenticação. Prefira aquelas que utilizam criptografia para proteger o conteúdo dos documentos.
Verifique a autenticidade
Sempre certifique-se de que a pessoa que irá assinar o documento tem acesso ao método de autenticação definido, como um código enviado por SMS ou um certificado digital.
Mantenha registros
As plataformas de assinatura eletrônica geralmente mantêm registros detalhados, incluindo data, hora e IP de quem realizou a assinatura. Isso é útil para futuras verificações e comprova a validade da assinatura.
Use certificados digitais quando necessário
Em situações que exigem um nível maior de autenticidade, considere o uso de um certificado digital, especialmente em transações financeiras ou em contratos de grande valor.
Vantagens da assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica oferece muitas vantagens, principalmente para quem busca otimizar processos e reduzir custos. Entre os principais benefícios, estão:
- Agilidade: Todo o processo de assinatura pode ser feito em questão de minutos, sem necessidade de envio físico ou deslocamento.
- Redução de Custos: Ao evitar a impressão e o envio de documentos físicos, a assinatura eletrônica ajuda a economizar em papel, tinta e serviços de correio.
- Sustentabilidade: Como toda a transação ocorre de forma digital, o impacto ambiental é reduzido, alinhando-se a práticas mais sustentáveis.
- Segurança: As plataformas de assinatura eletrônica oferecem um alto nível de segurança, com registros e autenticações que garantem a validade do documento.
A validade legal da assinatura eletrônica
No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 garante a validade jurídica da assinatura eletrônica, principalmente se realizada com o certificado digital da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Contudo, até mesmo assinaturas eletrônicas simples têm validade em contratos e documentos menos complexos. Assim, a assinatura eletrônica pode ser utilizada com tranquilidade em diversas situações, desde que feita em uma plataforma que respeite as regulamentações vigentes.
Considerações finais
Usar a assinatura eletrônica é uma forma prática, segura e moderna de autenticar documentos, facilitando tanto para empresas quanto para indivíduos. Ao adotar essa prática, é possível otimizar processos, economizar recursos e aumentar a segurança em transações digitais.